Gestión de flota: ¿Qué es? ¿Por qué es tan importante hoy?

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Fecha · 16/12/22

Entender exactamente qué es una eficiente gestión de flota es trabajar proactivamente sobre las operaciones de tu empresa: no importa el número de vehículos de tu negocio, debes tener control total sobre cada una de tus unidades.

 

Qué es la gestión de flotas vehiculares

 

La gestión de flota vehicular se refiere a todas las acciones que deben llevarse a cabo para mantener una flota de vehículos funcionando de manera efectiva, siempre a tiempo, y sobre todo, dentro del presupuesto del negocio. 

 

Se trata de todos los procesos utilizados por los administradores de flotas a la hora de ejecutar estrategias y herramientas tecnológicas que potencien la planificación, organización, provisión del personal y control de los activos de la empresa. 

 

También puede pensarse como la tarea de gestionar cada uno de los detalles en las operaciones de tus unidades móviles. 

 

Algunas de las actividades relacionadas al control y gestión de flotas van desde la implementación de medidas para ahorrar dinero en combustible, optimización de rutas, garantizar la seguridad de los conductores e incluso hasta el correcto mantenimiento de las unidades de transporte.

 

Empresas de todo tipo hacen del rendimiento eficiente de sus vehículos una importante obligación diaria, que no solo repercute en sus ganancias y presupuestos proyectados, sino que también determina el prestigio conseguido dentro de sus propios mercados. 

 

Entre las principales industrias que diariamente trabajan gestionando flotas de vehículos podemos nombrar:

• Transporte público

• Explotación de recursos naturales (petróleo, gas, megaminería, etc.) 

• Seguridad ciudadana y servicios públicos (Gobiernos)

• Servicios de emergencias privadas

• Construcción y traslado de materiales

• Transporte y distribución de mercancías

• Bienes de consumo de movimiento rápido

• Telecomunicaciones

• Mensajería

 

¿Qué hace un administrador de flotas?

 

Gestionar y organizar diariamente flotas vehiculares es supervisar todos los movimientos y actividades de los vehículos de un negocio, garantizando que todas las entregas y operaciones logísticas de la empresa se completen a tiempo.

 

También es lograr que los conductores estén seguros en el camino a la hora de realizar entregas, y que trabajen siempre cumpliendo con las regulaciones y normativas correspondientes.

 

Además, el desarrollo global de los mercados ecommerce hoy también los obliga a ser capaces de analizar el desempeño en el día a día, para entender cómo mejorar la eficiencia en sus unidades a cargo y potenciar los resultados finales del negocio.

 

Los 3 desafíos centrales de un administrador de vehículos

 

1) Reducir los costos totales 

 

Se espera (siempre) que los administradores de flotas reduzcan los costos de funcionamiento de toda la flota a su cargo, lo que significa que deben identificar y deshacerse de los gastos innecesarios para que el rendimiento sea rentable. 

 

Los costos de combustible, mantenimiento y funcionamiento cotidiano pueden salirse rápidamente de control, por lo que es fundamental estar al tanto de todos los gastos que se efectúen . 

 

¿La clave? Tener control total sobre todas las unidades del negocio. 

 

Ya sea que la empresa esté desarrollando un programa de eficiencia en el uso de combustible, o implementando el seguimiento de activos para reducir robos o usos indebidos de los conductores, el trabajo de un administrador es encontrar soluciones de ahorro de costos que ayuden a la compañía a aumentar la productividad y la rentabilidad.

 

(Fuente)

 

2) Seguimiento y ubicación en tiempo real

 

No importa el tamaño de tu flota, ya sean 5 o 5000 vehículos, rastrear satelitalmente cada ubicación y cada desplazamiento es sin dudas un gran desafío. Necesitas saber dónde están todos tus transportes, en todo momento. 

 

Hacer un seguimiento total de activos y vehículos es un desafío en el mejor de los casos, y una pesadilla en las jornadas más exigentes de trabajo. 

 

Es por eso que en la actualidad, para obtener una visión detallada de todas las operaciones logísticas diarias de una empresa, los administradores de flotas confían en el seguimiento por GPS que ofrecen los softwares modernos de última milla.

 

3) La seguridad del conductor

 

Mantener seguros a los conductores no es sólo una parte importante y desafiante del trabajo de un administrador. Es una obligación a cumplir sin margen de error.  

 

Admitamoslo: es difícil asegurarse de que se comporten de forma segura al conducir cuando quien los controla está a kilómetros de distancia de ellos. 

 

Emplear tecnología moderna como dashcams y sistemas de rastreo GPS es una forma de conseguir visibilidad en tiempo real sobre sus acciones, permitiendo luego implementar programas de capacitación en seguridad en todos los conductores.

 

Identificación de conductor

 

Lo dicho: la tecnología es una poderosa aliada para impulsar la eficiencia de una flota. Mediante lectores RFID, iButton y un hardware propio enlazado por bluetooth, existen apps para conductores que identifican quién conduce cada vehículo y quién conducía en momentos pasados. 

 

Los accidentes son siempre un riesgo para las empresas que dependen de conductores y vehículos: pueden ser un costo significativo para tu negocio, más aún si hay una lesión. 

 

(Fuente)

 

Y no olvides que tus conductores representan a tu negocio, por lo que la conducción demasiado agresiva y peligrosa afecta también a la reputación de tu marca, incluso si no sucede un accidente. 

 

¿Qué puedes hacer para no tener problemas? 

 

• Conocer con exactitud quiénes son tus mejores y peores conductores.

 

• Crear un programa de capacitación para conductores para corregir a tiempo la conducción agresiva y peligrosa.

 

• Supervisar el historial de conducción y realizar un seguimiento regular.

 

• Usar los datos registrados en la cabina para proteger al negocio de litigios legales y exonerar a tus conductores.

 

¿Por qué es tan importante para un negocio la gestión de flotas?

 

En un mercado logístico cada vez más competitivo, los administradores de flotas son responsables de optimizar todas las operaciones de una empresa, coordinando tecnologías y empleados de forma tal que sólo se consigan ganancias. 

 

Un administrador de vehículos debe saber equilibrar la reducción de la capacidad operativa con el aumento de la demanda constante, además de enfrentar otros desafíos, como la escasez de conductores capacitados, la fluctuación de los precios del combustible, o las dificultades diarias para garantizar la trazabilidad de entregas. 

 

La gestión cotidiana de una flota, así como la vigilancia del panorama general operativo de la empresa, son centrales para que un negocio siga funcionando sin problemas y de forma rentable.

 

Hay soluciones modernas de control y gestión que brindan detalles segundo a segundo sobre las ubicaciones de todos los vehículos y el progreso de las entregas en ruta, mediante el acceso a una plataforma central que aporta información y datos que potencian cualquier tipo de proceso operativo. 

 

Contar con múltiples datos y métricas en tiempo real es la única manera de tener todas tus operaciones bajo control total, con información de calidad, estudiada y disponible de modo sencillo para tomar las mejores decisiones de forma oportuna.

 

Tomar decisiones acertadas, basadas en datos reales

 

A medida que una flota se vuelve más eficiente, también se vuelve más rentable. 

 

Y a medida que se utilizan las herramientas para identificar y corregir ineficiencias, como el comportamiento del conductor que conduce con un uso de combustible superior al promedio, esto puede generar ahorros significativos.

 

La seguridad es una prioridad para cualquier empresa que quiera mejorar, y por lo tanto, lo es para los administradores de flotas. Monitorear de manera efectiva comportamientos agresivos y peligrosos a nivel de conductor, vehículo y toda la flota es sin dudas una manera productiva de cuidar los activos de una empresa.

 

Para un administrador de flotas, el tiempo es dinero. 

 

Las soluciones de un software de gestión de flotas pueden automatizar grandes cantidades de tareas a las que muchos gerentes están acostumbrados a realizar manualmente. 

 

(Fuente)

 

Al automatizar tareas repetitivas, puedes mejorar tus labores y cargas administrativas, reduciendo costos operativos innecesarios y recuperando tiempo para concentrarte en hacer crecer al negocio. 

 

Las soluciones de gestión de flotas pueden ayudarte a:

 

• Localizar todas tus unidades y equipos de trabajo en tiempo real.

 

• Interactuar con tus conductores mediante la comunicación directa con la cabina, sin depender exclusivamente de la telefonía celular.

 

• Mantener documentos como formularios, recibos de combustible, facturas y comprobantes de entrega en un solo lugar de gestión centralizada.

 

• Visualizar una película del recorrido y comportamiento de tus vehículos (exportable a Excel y KML), y que todo evento sea registrado con lugar exacto, fecha y hora.

 

• Definir los reportes que te gustaría recibir periódicamente en tu correo electrónico y evita perder tiempo entrando todos los días a consultar el mismo reporte.

 

• Establecer las georreferencias importantes para tu operación y determinar ingresos, salidas y permanencias para conocer con mejor precisión el comportamiento de tus colaboradores.

 

En Drivetech creamos un software de gestión de flotas pensado en brindar soluciones logísticas concretas, con funciones desarrolladas específicamente para hacer tu operación más segura, confiable y eficiente. 

 

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